Секреты организации успешного делового мероприятия

Успех делового мероприятия напрямую зависит от его организации. Важно учитывать каждую мелочь, чтобы достичь поставленной цели. Для этого используется комплексный подход в подготовке бизнес-событий, например, предложенный event-агентством.

Формат и цель

Возможно, этот пункт кажется для Вас очевидным. Но, к большому сожалению, не все компании подходят к такой стадии с особым вниманием. Мы рекомендуем сформулировать собственные цели максимально емко, например, представить свой продукт или услуги, получить инвестиции, создать превосходное впечатление про сферу деятельности предприятия. Именно от этих задач будет зависеть в каком формате будет проходить мероприятие.

Агентство «EventMart» советует отказаться от традиционного формата. Событие может проводиться в виде тематического завтрака, онлайн-встречи, мероприятия на открытом воздухе. Это гарантировано оставит положительные эмоции и впечатления.

Планирование

Программа должна состоять не только из места проведения, подготовки раздаточных материалов и презентации. Обязательно уделите внимание логистике, контент-наполнению и продвижению события. Важно создать документ, который сможет видеть вся команда, где будут прописываться:

задачи;
необходимые действия для организации успешной встречи.

Никогда не забывайте про дедлайн: это поможет избежать неловкостей и проблем с подготовкой к бизнес-мероприятию.

Продумайте каждую мелочь

Максимально продуманное бизнес-событие гарантировано приятно удивит всех его участников. Это касается процесса регистрации, приема на временную работу обслуживающего персонала, подготовки фотозоны, презентационных компонентов и других ценных нюансов.

Мы рекомендуем поразить людей, то есть создать уникальный и неожиданный «вау»-эффект. С его помощью организатор повысит ожидание участников от такого привычного бизнес-процесса. Такой подход создаст правильную атмосферу для достижения поставленных целей.

Проверьте локацию

Возьмите себе за правило всегда проверять локацию на стадии выбора. Если этого не делать, то существует риск, что в самый неподходящий момент будет обнаружена проблема. Например, не работает система вентиляции и кондиционирования, отсутствие в туалетной зоне помещения для людей с ограниченными физическими возможностями и так далее. Такие на первый взгляд неважные детали способны повлиять на исход встречи.

Делегируйте полномочия

Распределяйте организационные задачи между всеми членами Вашей команды. Аналогично поступайте и в момент проведения встречи, ведь сложно одному человеку удержать в голове сотни важных мелочей и нюансов. Вы можете подключить собственный персонал для встречи участников конференции, поиска докладчиков, организации, которая отвечает за кейтеринг, медиа-информирование. Каждый человек должен отвечать за отведенное ему направление, тогда коммерческое мероприятие пройдет эффективно.

Уделите максимум внимания сервису

Первое впечатление про организаторов мероприятия создается по уровню сервиса: приветливость персонала, профессионализм докладчиков, соблюдение предпочтений участников к еде, учет национальных особенностей и тд. Из таких маленьких нюансов складывается целостная картинка, которая в итоге играет огромную роль в достижении поставленной задачи.

Ивент-агентство «EventMart» рекомендует за сутки до бизнес-события осуществить финальную проверку Вашей готовности. Это поможет определить слабые стороны, и исправить их до начала мероприятия. Если квалификации недостаточно для подготовки и проведения таких ивентов, советуем обратиться за помощью к специалистам. Персонал «EventMart» проводит различные коммерческие мероприятия на высоком профессиональном уровне.